Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (Theo khoản 1 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019).

- Hóa đơn điện tử gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

- Hóa đơn điện tử gồm 02 loại: Có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế, cụ thể:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử ?

Theo quy định hiện hành của pháp luật, việc sử dụng hóa đơn điện tử phải đáp ứng được các điều kiện chung như sau:

Thứ nhất là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Thứ hai phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.

 Thứ ba là có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.

Thứ tư là có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Thứ năm là có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

Cuối cùng là có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.

Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử ?
 

Trước đây, theo khoản 2 Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử quy định: Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định Nghị định 119/2018 thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01/11/2020.

Tuy nhiên mới đây, Quốc hội thông qua Luật Quản lý thuế vào ngày 13/6/2019. Tại khoản 2 Điều 151 quy định rõ:

- Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật Quản lý thuế có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022;

- Khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật Quản lý thuế trước ngày 01/7/2022.

Do đó, không ít người thắc mắc về thời điểm phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, Luật Quản lý thuế 2019 chỉ quy định về khái niệm hóa đơn điện tử; nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử; áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; dịch vụ về hóa đơn điện tử, dịch vụ về hóa đơn điện tử mà không quy định thời điểm đăng ký áp dụng, khởi tạo hóa đơn điện tử. Do đó, thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn thi hành, cụ thể:

* Thời điểm đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC thì từ ngày 01/07/2022, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử.

* Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022