Hóa đơn điện tử và những điều cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là loại hình thức hóa đơn mới đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Đặc biệt là với những bạn vừa ra trường thì khái niệm này cũng sẽ rất bỡ ngỡ. Vậy hóa đơn điện tử là gì và có những điểm lưu ý gì khi sử dụng hóa đơn điện tử?

1. Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (HDDT) là tập hợp các thông tin dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng điện tử. HDDT phải đáp ứng các quy định được quy định tại điều 6 thông tư 32 /2011/TT-BTC .

HDDT được khởi tạo, lập, xử lý trên máy tính của tổ chức, DN đã được cấp mã số thuế khi bán hàng và được lưu trữ trên máy tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

HDDT phải đảm bảo nguyên tắc xác định được số hóa đơn một cách liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo nguyên tắc lập và sử dụng một lần duy nhất.

Các loại HDDT gồm: hóa đơn GTGT; hóa đơn bán hàng; hóa đơn xuất khẩu; …. các hóa đơn khác như: vận chuyển Hàng không, chứng thực thu cước phí vận chuyển quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,…. hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế thực hiện các quy định của pháp luật có liên quan.

Lưu ý: Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, lưu trữ hoặc truyền bằng phương tiện điện tử không phải là HDDT

2. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Đối tượng áp dụng: áp dụng cho tất cả các loại hình DN từ DN nhà nước, DN có vốn trong nước hay có vốn đầu tư nước ngoài. Bao gồm các DN thuộc lĩnh vực dầu khí, ảo hiểm, chứng khoán và ngân hàng.

Phạm vi áp dụng: Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC thì hóa đơn điện tử sẽ chính thức thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy từ ngày 01/07/2022 (tức là hóa đơn giấy sẽ không còn giá trị lưu hành sau ngày 01/07/2022).

3. Lợi ích khi sử dụng HDDT

Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh

Rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử

Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ

Góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp.

4. Điều kiện để DN có thể đăng ký sử dụng HDDT

DN phải có địa điểm, mạng thông tin, thiết bị truyền tin và các đường truyền tải thông tin đáp ứng các yêu cầu khai thác, sử dụng, kiểm soát xử lý, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

DN là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế, hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

Có đội ngũ nhân sự thực hiện đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

5. Thủ tục đăng ký phát hành HDDT

Bước 1: Ra quyết định và thông báo phát hành HDDT

Tổ chức muốn phát hành HDDT phải ra quyết định áp dụng HĐT, khởi tạo mẫu hóa đơn, theo mẫu của  Thông tư 78/2021/TT-BTC, sau đó gửi cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp bằng văn bản bằng giấy hoặc bằng văn bản điện tử.

Bước 2: Lập hồ sơ thông báo phát hành HDDT

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi HDDT mẫu cho cơ quan thuế.

6. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Nguyên tắc chuyển đổi:

Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ cả hàng hóa và chỉ được phép chuyển đổi 1 lần.

Phải có chữ ký và dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán

Điều kiện để chuyển đổi

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm trùng khớp và phản ánh đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Có học tên, chữ ký số và dấu của người thực hiện chuyển đổi

Có ký hiệu riêng và xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Như vậy, hóa đơn điện tử khi được chuyển đổi sang hóa đơn giấy thì hóa đơn giấy này chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định. 

Trên đây là những điều cần biết về hóa đơn điện tử. Nếu quý khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, có thể liên hệ qua email phuongloan689@gmail.com hoặc gọi đến số hotline 0908 161 862 để được tư vấn và hỗ trợ.